Gestão de despesas com aprovações comprováveis.
O Spendwise lê a fatura, verifica se cumpre a sua política, envia-a para quem a pode aprovar e guarda um histórico que ninguém consegue editar.
CP Comboios de Portugal
Aveiro para Lisboa Oriente
2026-08-03 15:00
- Alfa Pendular 130, 2.ª classe
- 22,17
- IVA 6%
- 1,33
Total23,50 €
Rasto de auditoria deste pedido
- 15:02:10ColaboradorSubmeteu a fatura
- 15:02:15SistemaLeu valor, IVA e NIF em 4,8 s
- 15:02:15SistemaVerificado: não é duplicada
- 15:02:16SistemaCumpre a política de viagens num dia útil
- 16:41:03GestorAprovou, a aguardar pagamento
Reembolso de despesas da fotografia ao pagamento, em cinco passos
Sem faturas pagas duas vezes, sem aprovações perdidas em conversas e sem Excel para reconciliar. O colaborador tira uma fotografia à fatura no telemóvel, sem instalar nada. Despesas dos colaboradores, compras e benefícios como o IVA Flex seguem o mesmo caminho, e o Spendwise regista cada passo.
Ler a fatura
Com a leitura automática de faturas, o Spendwise tira da fotografia o valor, o IVA, o fornecedor e o NIF, e preenche o pedido de reembolso pelo colaborador.
Cerca de 5 segundos. 95% sem correção.
Recusar duplicados
A mesma fatura não entra duas vezes. O Spendwise reconhece-a pelo valor, pela data e pelo fornecedor, e explica ao colaborador porque foi recusada.
Um duplicado nunca chega a quem aprova.
Verificar se cumpre a sua política
O Spendwise lê cada linha e a hora da compra, não só o total, e explica cada rejeição.
Na dúvida, decide uma pessoa. Nenhum pedido fica parado.
Encaminhar para quem aprova
Só são notificadas as pessoas que podem aprovar o pedido, com os grupos que já existem no seu Azure AD, Okta ou Google Workspace.
Sem e-mails a pedir aprovações.
Enviar para o seu ERP
Os pedidos aprovados seguem para o SAP ou para a sua plataforma de contabilidade. O pagamento fica no sistema em que já confia.
Um circuito financeiro, não dois.
Verificação automática da política: diz que não, e explica porquê
A maioria das ferramentas de faturas limita-se a ler o documento. O Spendwise pergunta também se a despesa devia ter sido submetida. Dois tipos de rejeição que vemos na Lynxmind, com faturas de exemplo:
Restaurante, Lisboa
Domingo 23:41
- Jantar para 2
- 48,00
- Vinho
- 22,00
Total70,00 €
RejeitadoO recibo é válido, mas domingo às 23:41 está fora de qualquer contexto de trabalho previsto na sua política.
Fornecedor de escritório, Lda
Terça 11:15
- Toner de impressora
- 64,90
- Papel A4, 5 resmas
- 21,50
- Auriculares sem fios
- 129,00
Total215,40 €
RejeitadoUm fornecedor legítimo, mas a linha 3 é uma compra pessoal. Submeta de novo sem ela.
Nenhuma destas regras está fixa no código. Adaptá-las à sua política e ao seu setor é a primeira coisa que fazemos numa nova implementação.
Aprovação de despesas com rasto de auditoria completo
No Spendwise, quem aprova as despesas dos colaboradores só é notificado quando um pedido precisa de si. Vê a fatura, o valor e uma nota escrita de tudo o que o Spendwise já verificou, antes de decidir.
Cada alteração fica registada: quem a fez, quando e por que canal, incluindo as decisões automáticas e a justificação de cada uma. O registo só cresce, nunca é editado, por isso o histórico de qualquer pedido pode ser reconstruído do início ao fim.
Rasto de auditoria(4)
AtualizadoContabilidadenos detalhes do pedidohá 3 horas
- Estado:
- A aguardar pagamentoConcluído
AtualizadoGestornos detalhes do pedidohá 3 horas
- Estado:
- A aguardar aprovaçãoA aguardar pagamento
- IVA:
- 46,75 €47,00 €
AtualizadoSistemapela leitura automática da faturahá 4 horas
- Estado:
- RascunhoA aguardar aprovação
- IVA:
- 46,75 €
- Alerta da revisão por IA:
- Não
CriadoColaboradorno formulário do pedidohá 4 horas
- Estado:
- Rascunho
- Tipo de pagamento:
- Vencimento
As suas faturas ficam dentro da sua empresa
A automação de despesas costuma enviar documentos financeiros para um fornecedor de IA externo. O Spendwise lê e guarda tudo dentro do perímetro da sua empresa.
O perímetro da sua empresa
Aplicação
Pedidos, aprovações e histórico
Armazenamento
Imagens e registos das faturas
- Supabase auto-alojado
- Amazon S3
- Outro backend
Modelo de IA
Lê a fatura e extrai os dados
- Modelo local
- Endpoint privado
API pública de IAFora do perímetro. Só é usada se o decidir.
Na Lynxmind, o Spendwise corre só com modelos locais. Mudar de armazenamento ou de modelo é uma questão de configuração, e a escolha é sua.
Um ano em produção na Lynxmind
Na Lynxmind, o Spendwise é o software de gestão de despesas de toda a equipa: cerca de 40 pessoas, todos os pedidos de reembolso de despesas, durante doze meses.
Spendwise na Lynxmind
12 meses
- Pessoas a utilizá-lo
- ~40
- Pedidos por semana
- ~10
- Lidas sem correção
- 95%
- Tempo por fatura
- ~5 s
- E-mails a pedir aprovações
- 0
Pagamentos duplicados0
Perguntas frequentes sobre o Spendwise
Os colaboradores precisam de instalar uma aplicação?
Não. O Spendwise funciona no browser do telemóvel: o colaborador tira uma fotografia à fatura e submete o pedido de reembolso sem instalar nada.
O que acontece quando o Spendwise não tem certeza sobre uma fatura?
A leitura automática de faturas tem limites de confiança. Quando a confiança é baixa ou uma verificação falha, o pedido vai para o colaborador ou para a equipa técnica, com o problema identificado. Nenhuma fatura se perde e nenhum pedido fica num estado indefinido.
As regras podem seguir a nossa política de despesas?
Sim. As regras são configuração, não código. Adaptá-las à sua política de gestão de despesas, aos benefícios e à hierarquia de aprovação é a primeira coisa que fazemos numa nova implementação.
Onde ficam guardadas as faturas?
Na Lynxmind, as faturas ficam num Supabase alojado por nós. O armazenamento não depende de um fornecedor, por isso mudar para o Amazon S3 ou outro backend é uma questão de configuração, não de reescrever o produto. O Spendwise pode correr nos seus servidores, ser alojado por nós, ou um misto.
As nossas faturas são enviadas para um fornecedor de IA externo?
Só se assim o decidir. Na Lynxmind, o Spendwise lê todas as faturas com modelos locais, por isso nenhum documento financeiro sai da empresa. A camada de modelos é configurável: modelos locais, um endpoint privado ou uma API pública, escolhidos por si e não impostos pelo produto. Assim, a gestão de despesas com IA fica compatível com a sua política de dados.
Como se liga ao SAP ou ao nosso software de contabilidade?
Os pedidos aprovados seguem para o SAP, por isso o pagamento corre no sistema que já usa. O mesmo modelo de integração serve para outros ERP e plataformas de contabilidade.
Como se entra na aplicação, e quem pode aprovar?
Com autenticação única (SSO) através do Azure AD, Okta ou Google Workspace. O Spendwise usa os grupos que já existem no seu diretório, por isso as permissões e os aprovadores são definidos uma vez, sem os recriar à mão.
O Spendwise torna-nos conformes com SOC 2 ou ISO 27001?
Não por si só. O SOC 2 e a ISO 27001 abrangem controlos, políticas e evidências de toda a organização. O Spendwise produz as evidências de aprovação e de acesso que essas auditorias pedem, sem uma recolha manual a cada ciclo.
Como construímos o Spendwise
A máquina de estados que torna cada aprovação comprovável, o filtro de IA e porque corre em modelos locais.
Ler o artigoVamos automatizar juntos a gestão de despesas da sua empresa
O Spendwise já gere as despesas da Lynxmind. Queremos trabalhar com empresas com aprovações reais, adaptá-lo à sua política de despesas e pô-lo em produção em conjunto.
Pedido de parceria
Da Lynxmind para a sua empresa
- Configuração e personalização
- 0,00 €
- Política de despesas
- A sua
- Acesso à equipa
- Direto
- Alojamento
- Os seus servidores ou os nossos
- Estado
- A aguardar a sua aprovação