Beamind
Numa terça-feira, alguém da nossa equipa perguntou no canal de RH se o orçamento de formação que não tinha gasto passava para o ano seguinte. A resposta já existia: escrita, aprovada, guardada num documento qualquer. Chegou horas depois. Estava certa, e ninguém fez nada de errado. Mas, a essa altura, quem perguntou já tinha assumido uma resposta e seguido com o dia; quem respondeu tinha largado o que estava a fazer para ir à procura do documento e confirmar que aquela ainda era a versão em vigor. Nenhum dos dois voltou a pensar no assunto.
A pergunta era demasiado pequena para ser um problema e demasiado pequena para justificar uma queixa. Uma pessoa perdeu um bocado da tarde com ela. A outra já nem precisava da resposta.
Agora multiplique. Todas as semanas, os nossos canais internos recebem centenas de perguntas: quanto saldo me resta, como funciona a licença parental, em que estado está a minha despesa, o que aconteceu ao meu pedido de compra. Nenhuma é difícil. Todas têm resposta em algum lado: numa página da wiki, num ticket fechado, numa conversa de há oito meses. Só que ninguém a encontra. É um imposto cobrado em parcelas de cinco minutos e é precisamente por isso que nunca aparece nos sítios onde o iríamos procurar. Somado, dá para pagar um departamento a tempo inteiro cuja única função é redescobrir aquilo que a empresa já sabia.
Foi para deixarmos de pagar esse imposto que construímos o Beamind.
O Beamind é um assistente de IA interno que vive onde as pessoas já trabalham: dentro da plataforma de chat da empresa. Manda-se-lhe uma mensagem direta e ele responde, ou age, com base nos dados reais da empresa, que vai buscar diretamente à fonte certa no momento em que a pergunta é feita. Se não tiver a certeza da resposta, diz que não tem, em vez de adivinhar.
Ir buscar à fonte certa, no momento certo.
Mas o Beamind vai bastante além de responder a perguntas. É uma camada operacional completa sobre os processos que a empresa já tem a funcionar:
Para os colaboradores, a fila desaparece. Perguntam numa frase, têm a resposta em segundos e submetem o registo de horas, o pedido de férias ou a despesa na mesma conversa.
Para as equipas de RH, finanças e operações, a tarde volta a ser delas. As perguntas que já têm uma resposta documentada simplesmente deixam de chegar.
Para quem lidera equipas e áreas, a informação chega já montada: horas da equipa, saldos e pipeline numa única resposta, em vez de meia dúzia de janelas e uma folha de cálculo.
Para a segurança e a conformidade, nada fica ao critério do modelo. Identidade, permissões e auditoria são tratadas em código.
Para arquitetos e equipas de plataforma, nada está preso a um fornecedor. O Beamind integra-se por capacidade, não por produto: liga-se qualquer ferramenta que cumpra o papel e corre-se no modelo que se quiser.
O Beamind não substitui as pessoas que sabem de facto como a empresa funciona. Dá a todos os colaboradores acesso imediato e consistente a esse conhecimento e a um conjunto de ações pelas quais antes tinham de esperar na fila.
Nas secções que se seguem, percorro cada capacidade em detalhe, com imagens de um ambiente real.
Como foi construído
O encaminhamento é uma camada, não um palpite
Cada mensagem passa por uma camada de encaminhamento antes de o modelo fazer o que quer que seja de relevante. O encaminhador identifica a que domínio a mensagem pertence e entrega o controlo à competência correspondente, que arranca já com as ferramentas e o contexto certos na mão. Acrescentar uma capacidade é acrescentar uma pasta e uma linha no encaminhador, não é treinar nada de novo nem reescrever o assistente.
As permissões decidem-se em código, nunca no modelo
Cada decisão de permissão está ligada à identidade que a plataforma de chat já verificou. Os níveis de acesso derivam de uma única política, que todas as ferramentas leem da mesma forma, e as capacidades sensíveis ficam atrás de controlos explícitos de administração.
As ações de escrita são estritamente de autosserviço: o assistente atua em nome de quem está efetivamente a falar com ele, e de mais ninguém. Cada pessoa submete a sua própria despesa, faz o seu próprio pedido de férias, cria o seu próprio registo de horas. Não pode aprovar nada, nem consultar um centro de custos que não seja o seu.
Como sabemos que não está a inventar
Basear-se nos dados e nas permissões garante que a resposta está correta no momento em que é dada. Não nos diz se o sistema se continua a comportar bem ao longo do tempo, nem o que falhou quando algo corre mal. Para isso há mais duas peças.
Cada conversa deixa um rasto
Todas as interações são instrumentadas: que competência tratou a mensagem, que ferramentas foram chamadas e com que argumentos, o que devolveram, quanto tempo demorou cada passo e quanto custou.
Quando alguém nos diz que uma resposta estava errada, não a reconstruímos de memória nem pedimos que tente outra vez. Abrimos o rasto e vemos tudo a acontecer. [Nove em cada dez vezes], o modelo esteve bem e a falha veio de outro lado: um registo desatualizado, um âmbito de permissões, uma ferramenta a devolver algo que não tínhamos previsto. Sem adivinhar: apenas o incidente, reproduzido.
E tem uma segunda utilidade com que não contávamos. Os rastos mostram quais são as capacidades que as pessoas realmente usam e quais as que construímos porque pareciam úteis e ninguém voltou a tocar. [O transformador de currículos é muito mais usado do que esperávamos. Uma competência inteira, lançada no primeiro mês, foi chamada onze vezes.] É isto que hoje orienta o roadmap.
Nenhuma funcionalidade chega a produção sem passar nos testes
Cada competência traz consigo um conjunto de testes, e nada chega a produção sem passar por eles. Cobrem as quatro coisas que de facto correm mal num sistema destes:
Fidelidade e alucinações: a resposta mantém-se dentro do que os dados recuperados suportam, ou começou a inventar números plausíveis?
Relevância da resposta: responde ao que foi perguntado, ou a uma pergunta parecida que lhe deu mais jeito?
Correção das ferramentas: chamou a ferramenta certa, com os argumentos certos, pela ordem certa?
Precisão do encaminhamento: a mensagem chegou ao domínio a que pertence?
A propriedade mais valiosa de tudo isto é a não regressão. Uma competência nova não pode estragar silenciosamente uma que já existia, porque o conjunto completo de testes corre a cada alteração e avisa-nos antes de alguém na empresa descobrir da pior maneira. É esta a diferença entre um assistente interno que é uma demonstração e um que é infraestrutura: não é funcionar no dia em que é lançado, é conseguir provar que continua a funcionar no dia em que se lança a funcionalidade seguinte.
O que faz hoje
Perguntar em linguagem corrente, obter respostas baseadas em dados reais
Manda-se uma mensagem ao Beamind como se manda a um colega, e ele consulta o sistema atual antes de responder. Cada número que aparece na resposta é um número que existe noutro sítio da empresa, obtido no momento em que se perguntou.
Registos de horas em autosserviço, a partir do chat
Pede-se ao Beamind para criar o registo de horas e ele prepara o rascunho do mês, saltando automaticamente fins de semana, feriados e férias já aprovadas. Antes de escrever o que quer que seja, valida o projeto contra a lista real e confirma o resultado consigo.
Pedidos de férias sem formulário
Pede-se o período de férias e o Beamind calcula os dias úteis nesse intervalo, mostrando depois exatamente o que vai submeter: datas, número de dias e saldo resultante. Só regista o pedido depois de receber a sua confirmação. O que antes era iniciar sessão, preencher um formulário e contar dias à mão num calendário passou a ser uma frase e um toque.
Benefícios e integração de novos colaboradores: a resposta documentada que ninguém encontra
São as perguntas que se repetem várias vezes por mês, e o Beamind responde-lhes a partir da documentação da própria empresa sempre da mesma maneira.
Finanças: acabou a espera por números
São perguntas que hoje obrigam a abrir uma ferramenta onde a maioria das pessoas só entra uma vez por mês, ou a pedir a alguém que, por sua vez, vai ter de ir procurar. O Beamind lê tudo em tempo real: estado das despesas e datas de reembolso, consumo do orçamento por projeto ou centro de custos, estado das faturas, progresso dos pedidos de compra. As finanças mantêm o controlo; toda a gente deixa de esperar.
CRM e pipeline: ler em tempo real, escrever diretamente de volta
O Beamind responde a partir do CRM em tempo real e regista atividade de volta no sistema: notas, atualizações do próximo passo, um novo lead criado a partir de um e-mail reencaminhado. O registo passa a refletir o que realmente aconteceu, e não o que alguém se lembrou de escrever.
O transformador de currículos: um documento com a imagem da empresa em menos de um minuto
Pede-se ao Beamind para transformar um currículo num documento com a imagem da empresa e ele apresenta os modelos disponíveis. Carrega-se o currículo do candidato em PDF e ele gera um documento com a marca, preservando cada função, cada data e cada detalhe, e devolve o ficheiro final no próprio chat. A mesma identidade visual em todos os documentos, a partir de um original que ninguém teve de voltar a escrever. E está reservado a administradores.
Em que assenta
Intermutável por conceção: troca-se o sistema, mantém-se o assistente
O Beamind não está preso a nenhum fornecedor em particular. Trabalha com categorias, não com produtos: um sistema de registo de horas, um repositório de documentos, um diretório, uma plataforma financeira, um CRM. Pode trocar-se o sistema de registo de horas, apontar o conector de documentos para outro repositório ou ligar outro CRM e o comportamento do assistente, as permissões e as garantias ficam exatamente iguais.
Na nossa instalação, essas categorias são preenchidas pelas ferramentas que já usávamos: o WorkTimePro para horas e férias, o SharePoint para a documentação e o Microsoft Teams como o sítio onde as pessoas falam com ele. É a configuração de uma empresa, não o limite do produto. Se a sua empresa usa outras ferramentas, isso não é um projeto de integração à espera de acontecer. É a mesma competência, apontada para outro lado.
Independente do fornecedor de modelo, na sua própria infraestrutura
O Beamind corre num modelo alojado localmente, por isso é a empresa que decide onde os seus dados são processados. A informação interna de RH fica dentro do ambiente porque nunca sai dele. E a flexibilidade também funciona no sentido contrário: pode apontar-se o Beamind para um fornecedor de cloud, para um modelo alojado na própria infraestrutura ou para um gateway interno. O modelo é uma opção de configuração e a escolha é sua.
E isto é só o princípio.
O Beamind está em evolução contínua: mais domínios, mais ações de autosserviço, integração mais profunda com as ferramentas em que o negócio já assenta. Tudo o que descrevo neste artigo está em produção hoje, a responder a perguntas reais e a criar registos de horas reais para uma empresa real.
Se isto lhe soa familiar, a mesma pergunta repetida várias vezes por mês, a ferramenta onde ninguém entra, a resposta que existe mas ninguém encontra, gostava muito de o ouvir.
Quer esteja a pensar em pôr um assistente de IA dentro da plataforma de chat da sua empresa, a perguntar-se como fazê-lo com permissões e dados reais, ou apenas curioso sobre até onde podem ir as operações internas por conversa, vamos falar. Contacte-me diretamente: terei todo o gosto em mostrar uma demonstração ao vivo, discutir como isto se encaixaria na sua stack ou simplesmente trocar ideias sobre o rumo das operações internas baseadas em IA.
As perguntas não se vão responder sozinhas. Mas agora podem.
